Nicht jedes Problem braucht ein Sprachmodell. Woran ihr erkennt, ob eine schlanke Automatisierung reicht und wann KI wirklich den Unterschied macht.
Die häufigste Frage in meinen Erstgesprächen ist „Welche KI sollen wir nehmen?“ Meine ehrliche Antwort: Keine. Und wenn, dann bitte aus dem richtigen Grund.
Die Faustregel: Regeln zuerst, KI danach
Ein großer Teil der Zeitfresser in Unternehmen folgt klaren Regeln: Eine Anfrage kommt per E-Mail, die Daten wandern ins CRM, eine Bestätigung geht raus, ein Eintrag landet in einer Liste. Für solche Abläufe braucht es kein Sprachmodell. Eine klassische Automatisierung reicht: Wenn X passiert, dann Y — ohne Interpretationsspielraum, ohne Trainingsdaten, ohne Blackbox. Das ist zuverlässiger, günstiger in Betrieb und Wartung und nachvollziehbarer als jede KI, weil jeder Schritt exakt nachvollziehbar bleibt.
KI wird erst dann interessant, wenn Inhalte verstanden werden müssen: unstrukturierte E-Mails zuordnen, Dokumente zusammenfassen, Fragen aus einem Wissensbestand beantworten. Also überall dort, wo bisher ein Mensch lesen, interpretieren und entscheiden musste.
Drei Fragen, die ihr euch stellen könnt
- Folgt der Ablauf festen Regeln? Dann reicht sehr wahrscheinlich eine Automatisierung ohne KI.
- Muss Inhalt verstanden oder erzeugt werden? Dann lohnt sich der Blick auf KI, mit klaren Grenzen und Kontrollpunkten.
- Wie oft passiert das? Ein Ablauf, der zweimal im Jahr vorkommt, rechtfertigt selten ein Projekt. Einer, der täglich Stunden bindet, fast immer.
Aus der Praxis: Bei mehreren Kunden im Einsatz ist genau diese Kombination: Eingehende E-Mails werden verstanden, kategorisiert und mit passenden Antwortentwürfen vorbereitet; freigegeben wird von Menschen. Aus Posteingang-Abarbeiten wird Prüfen und Absenden. Dasselbe Muster tragen auch KI-Chatbots im Kundensupport: Standardfragen beantwortet der Assistent aus einer festgelegten Wissensdatenbank, bei Unsicherheit übernimmt das Team.
Warum diese Reihenfolge Geld spart
Wer mit dem Werkzeug beginnt statt mit dem Ablauf, kauft oft die falsche Lösung: zu groß, zu teuer, zu wartungsintensiv. Wer zuerst den Ablauf sauber versteht, merkt häufig, dass die halbe Miete schon eine aufgeräumte Datenablage oder ein einziger verbundener Schritt ist.
Genau deshalb beginnt bei mir jedes Projekt mit einer Status- & Potenzialanalyse: Wo geht Zeit verloren, was lässt sich mit Regeln lösen, wo hilft wirklich erst KI? Das Ergebnis ist manchmal unspektakulär, aber es ist ehrlich, und es rechnet sich.